Ein Projektmanagement-Tool ist eine Software, die es ermöglicht, die Steuerung von Projekten digital übersichtlich abzubilden, Projektpläne zu erstellen, Kommunikation zwischen Projektbeteiligten abzuwickeln oder Projektfortschritte einzusehen. Gerade bei großen Projekten mit einer Vielzahl von Teilaufgaben, Beteiligten und gegenseitigen Abhängigkeiten fällt es einzelnen Projektbeteiligten und auch dem Projektleiter oft schwer, den Überblick zu behalten. Home-Office Regelungen oder das Outsourcing von Abteilungen machen oft physische Besprechungen mit allen Beteiligten zusätzlich unmöglich:

Wer vor 50 Jahren in Siegen gearbeitet hat, hatte vielleicht Kollegen, die in einer Zweigstelle in Netphen oder Mudersbach saßen. Wer heute in Siegen sein Geld verdient, arbeitet häufig mit Kolleginnen, Partnern und Dienstleistern in ganz Deutschland, vielleicht sogar auf der Welt zusammen. Hier können digitale Projekt-Management-Tools helfen, international und über viele Kontaktpunkte hinweg Projektfortschritte transparent zu kommunizieren damit alle Beteiligten einen einheitlichen Überblick behalten. Außerdem können solche digitalen Anwendungen in Echtzeit agil auf plötzlich eintretende Hindernisse im Fortschritt reagieren, sodass die Projektleitung zeitnahe Gegenmaßnahmen ergreifen, und diese ihrem Team zentral über den angepassten Projektplan kommunizieren kann. So handelt die Projektleitung transparent und nachvollziehbar und hält alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand.

Trello
Eines der bekanntesten Tools ist sicherlich das auf der Arbeitsmanagement-Methode Kanban basierende Trello. Ähnlich wie bei der ursprünglichen Kanban Tafel, auf der mit Magneten oder Post-its Projektbestandteile visualisiert werden, können bei Trello übersichtliche Boards erstellt werden, über die Aufgaben verwaltet werden. Diese Boards sind auch unter Kollegen gemeinsam nutzbar. Aufgaben lassen sich mit Checklisten, Anhängen und Terminerinnerungen versehen.
Alle diese Grundfunktionen sind auch in der kostenlosen Version nutzbar. Extrafunktionen wie Hintergrundbilder oder Sticker können jedoch nur in kostenpflichtigen Premiumversionen genutzt werden.
Ein Trello Board kann auch einzelnen Mitarbeitern helfen, ihren eigenen Aufgabenbereich, unabhängig von der Gesamtorganisation zu strukturieren.

Asana
Die Work- und Projektmanagement-Lösung von Asana kann auch in großen Unternehmen eingesetzt werden, da sie abteilungsspezifische Vorlagen für Bereiche wie Marketing, Design, Personal, IT oder Vertrieb anbietet. Es lässt Projekte in Teilschritte zerlegen und kann einzelne Workflows auch mittels KI automatisieren. Außerdem lassen sich die Unternehmensziele direkt mit den Aufgaben der einzelnen Projektbeteiligten verknüpfen, sodass diese besonders zielorientiert arbeiten können. Das soll die individuelle Verantwortung fördern. Außerdem bietet Asana Integrationen zu zahlreichen anderen Tools wie beispielsweise Microsoft Power BI, Slack, Salesforce CRM, Zapier oder Zoom.
Die Basic Version von Asana lässt sich dauerhaft kostenlos nutzen. Sie steht dabei Einzelpersonen sowie Teams von bis zu 15 Personen zur Verfügung. Diese können auf ein limitiertes Set an Features zurückgreifen, können die beiden Bezahlversionen Premium und Business allerdings kostenlos testen.

Factro
Der deutsche Anbieter factro wirbt vor allem mit seinem DSGVO-konformen deutschen Server Standort. Die Zielgruppe: Unternehmen, die verstärkt mit datenbezogenen Programmen arbeiten, welche personenbezogene Daten ordnen, organisieren oder verschiedenen Projektbeteiligten zuordnen. Rein inhaltlich bietet auch das Projektmanagement-Tool von factro Features, um Projekte in Teilschritte zu zerlegen, diese verschiedenen Projektbeteiligten zuzuordnen und den zentralen Projektfortschritt einzusehen. Außerdem verfügt es über einen Newsfeed für Benachrichtigungen und eine Vielfalt an Projektdarstellungen. Ein kostenloser und umfassender Kundeservice rundet das Angebot ab.
Factro bietet eine Gratisversion und eine kostenlose Testversion. Die kostenpflichtige Version mit Zugriff auf alle Features ist ab 7,99 € verfügbar.

Jira
Speziell für Softwareteams wurde das Projektmanagement-Tool Jira entwickelt. Es unterstützt Entwicklerinnen und Entwickler beim Planen, Verwalten und Veröffentlichen von Software. Das Tool ermöglicht agiles Projektmanagement mithilfe von Scrumboards, die die iterative und inkrementelle Entwicklung von Software abbilden können und bringt Transparenz in die Aufgaben- Nachverfolgung. Außerdem hält es die Projektleitung in einer von schnellen Entscheidungswegen und kurzen Innovationszyklen bestimmten Umgebung durch Berichte mit Echtzeitdaten über die Leistung des Teams informiert. Die intuitive Oberfläche soll überdies einen schnellen Einstieg neuer Teammitglieder sichern.
Jira wird in vier Versionen angeboten, wobei die Einsteigervariante „Free“ kostenlos ist. Die kostenpflichtigen Versionen richten sich nach der Größe des Unternehmens und kosten zwischen sieben und 14 $ pro Nutzer und Monat.

Derzeit gibt es eine Vielzahl von renommierten Anbietern für Projektmanagement-Software, die weit über die hier genannten Beispiele herausgehen. Welches konkrete Tool dabei das richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt nicht zuletzt von der Branche und den damit tatsächlich anfallenden Aufgaben (z.B. Softwareunternehmen, produzierendes Gewerbe oder Ladengeschäft mit Warenbestand) und der Arbeitsweise (z.B. Präsenzarbeit oder remotes Arbeiten mit zentral über eine Cloud verfügbaren Geschäftsdokumenten) ab, sondern auch von persönlichen Vorlieben in der Darstellung.

Während es Beschäftigte gibt, denen ein zentraler Projektstrukturplan reicht, um den Überblick zu behalten, benötigen wieder andere Beschäftigte eine Priorisierungsfunktion, die ihnen vor allem die zeitkritischsten Teilaufgaben gesondert anzeigen. Gerade ein größeres Unternehmen sollte daher auf einen Anbieter setzen, der verschiedene Darstellungen desselben Projektes ermöglicht, um den verschiedenen Strukturierungsbedürfnissen der einzelnen Beteiligten gerecht zu werden.

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, lohnt es sich zudem auch immer, eine kostenlose Testversion über einen definierten Zeitraum auszuprobieren, am besten im Team. Achten Sie dabei bestenfalls nicht nur auf die Desktopversion, sondern simulieren Sie reale Arbeitssituationen, in denen Sie auch von unterwegs eine mobile Version des Tools nutzen oder ähnliche use cases.